PEC personale obbligatoria per gli amministratori di società entro il 30 giugno
Per prima cosa ricordiamo che la posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di inviare e ricevere e-mail, ma non qualsiasi. Le e-mail inviate con la PEC vengono considerate come e uguali alla ormai datata raccomandata con ricevuta di ritorno e hanno valore legale. Come puoi ben intuire, si tratta, dunque, di strumento particolarmente utile per inviare e/o ricevere comunicazioni scritte a enti della Pubblica Amministrazione, ad aziende, professionisti o a privati cittadini che necessitano di comunicazioni aventi un valore legale.
E’ importantissimo sapere che la PEC è strettamente personale e va controllata giornalmente per evitare problemi.
La Legge di Bilancio 2025 ha esteso l’obbligo di comunicazione della PEC anche agli amministratori di società che dev’essere comunicata al Registro delle Imprese di appartenenza entro fine giugno prossimo.
L’obbligo riguarda tutte le forme societaria, società di persone o di capitali, che svolgono attività imprenditoriale. Restano escluse le società semplici (con l’eccezione di quelle che svolgono attività agricola) e delle società di mutuo soccorso.
I soggetti obbligati sono quelli che esercitano la funzione di gestione dell’impresa. Sono quindi ricompresi anche i liquidatori della società, nominati dai soci o per intervento giudiziale, e i soggetti accostati agli amministratori a livello normativo.
Detto ciò, le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o che presentano domanda dopo tale data, la scadenza è contestuale al deposito della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese. Invece per le imprese già costituiti, iscritti nel Registro delle Imprese prima del 1° gennaio 2025, il termine da rispettare è quello del 30 giugno 2025, salvo eventuali proroghe.
I soggetti interessati, amministratori e/o rappresentanti, devono innanzitutto dotarsi di una PEC personale, diversa da quella utilizzata dalla società. L’indirizzo PEC dovrà essere comunicato al Registro delle Imprese d’appartenenza. Per la comunicazione, occorre seguire le indicazioni presenti nella guida scaricabile dal portale del Registro delle Imprese, e utilizzare l’apposito servizio online.
Dovranno essere fornite sono le seguenti:
- Codice fiscale del dichiarante;
- Codice fiscale dell’impresa;
- Indirizzo di posta elettronica certificata.
La comunicazione deve essere firmata digitalmente attraverso un certificato di firma digitale.
Inizialmente occorre compilare le caselle con i dati indicati. Il servizio verifica la corrispondenza tra i dati inseriti e le risultanze del Registro Imprese e, se viene superato il controllo, permetterà di indicare l’indirizzo PEC da iscrivere al Registro delle Imprese.
Un’ulteriore verifica riguarda la correttezza formale del nuovo indirizzo e l’effettiva esistenza. Successivamente, viene prodotta automaticamente la documentazione da inviare agli uffici della Camera di Commercio di competenza.
Il secondo passaggio è quello della firma della documentazione prodotta nel primo passaggio. Infine occorre effettuare l’invio. La trasmissione della pratica assicura che la spedizione alla Camera di Commercio di competenza sia avvenuta correttamente. Viene verificato che la firma sia intestata al soggetto che ha originato la richiesta.
All’indirizzo PEC sarà inoltre inviato un messaggio per verificarne la validità. Dopo l’accettazione verrà inviata una seconda email relativa alla protocollazione della pratica, che corrisponde all’effettiva apertura dell’istruttoria camerale della richiesta.
Per le successive comunicazioni può essere fornito anche un indirizzo email alternativo, da indicare all’interno della sezione che riporta i dati del dichiarante. In mancanza, le comunicazioni saranno inviate esclusivamente all’indirizzo PEC indicato.
La comunicazione PEC degli amministratori avviene in esenzione da imposta di bollo e diritti di segreteria. Per quanto riguarda le sanzioni, in assenza di una disposizione specifica si prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 103€ a 1.032€ per chi, avendone l’obbligo per legge, omette comunicazioni, denunce o depositi presso il Registro delle Imprese nei termini previsti. È comunque possibile beneficiare della riduzione a un terzo della sanzione se l’adempimento avviene entro 30 giorni dalla scadenza.
Da precisare che è consentito agli amministratori utilizzare lo stesso indirizzo PEC personale in caso di svolgimento della funzione in favore di più imprese.
Dott. Massimo Arganese
Studio Arganese & Partners
